“Orçamento”… que palavrão!
por Dilen Ratanji, Diretor-Geral da VetBizz Consulting, em Veterinária Atual.
Existem conotações menos positivas associadas à palavra “orçamento”, pois imagino que, face aos acontecimentos recentes, as pessoas associem muito ao “orçamento de Estado”… não tem nada a ver, mas tem tudo a ver. Bom, vamos por partes. Mas então o que é um orçamento? Não é mais do que uma ferramenta de gestão que permite monitorizar a evolução da actividade da empresa, com base numa projecção de proveitos e gastos durante um período de tempo. É exactamente isso que acontece num orçamento de Estado. Por norma, nas empresas os orçamentos são anuais e os desvios entre o realizado e o objectivado são analisados com periodicidade mensal. No fundo, o orçamento traduz a quantificação financeira dos planos necessários para que a empresa alcance as metas a que se propôs. Formalmente, o orçamento compreende as projecções financeiras ao nível das vendas, compras, fornecimento e serviços externos, pessoal e IVA. Obviamente que não necessitamos de ser tão rigorosos na formulação de um orçamento, contudo é fundamental que o mesmo contemple as principais rubricas de proveitos e gastos inerentes à actividade de exploração, neste caso, de um CAMV.
Mas antes de formularmos um orçamento de um CAMV, é fundamental concretizarmos dois passos prévios: a definição dos objectivos estratégicos e respectivos planos de acção que ajudarão a concretizar aqueles objectivos. Ou seja, a estratégia de actuação. Para quantificarmos os objectivos, o Director Clínico/ Gestor do CAMV, em articulação com os seus assessores na área da gestão, deverão estabelecer valores para as principais rubricas. Num CAMV, estaremos a falar de objectivos de vendas ao nível dos serviços médico-veterinários (ex.: consultas, cirurgias, vacinas, hospitalização, meios complementares de diagnóstico, etc.) e produtos (medicamentos, alimentação, consumíveis e acessórios de petshop). Ao nível dos gastos, deveremos considerar rubricas como salários com médicos veterinários, auxiliares, enfermeiros e outro pessoal auxiliar, compras de produtos, honorários de colaboradores externos (ex.: tosquiadores e médico veterinários especialistas), acções de marketing, conservação e reparações, aquisição de equipamentos, serviços bancários, electricidade, água, deslocações e estadas, entre muitas outras rubricas. Numa análise mais elaborada, poder-se-á definir objectivos ao nível dos resultados líquidos, rentabilidade das vendas e rentabilidade dos capitais próprios. No entanto, não é muito usual aprofundar-se estas análises em micro e pequenas empresas, como são a grande maioria dos CAMV.
Cada gestor encontrará as melhores formas para utilizar os recursos humanos, financeiros e materiais de que dispõe e a sua opção basear-se-á na avaliação económica das diferentes possibilidades, sem descurar ou comprometer os aspectos qualitativos. Verifica-se uma estreita interligação entre o planeamento estratégico e o orçamento, sendo este uma importante ferramenta de implementação da estratégia da empresa. A monitorização mensal do orçamento é (teoricamente) simples de implementar, pois a ideia é verificar se o valor efectivo realizado numa determinada rubrica alcançou (ou não) o seu objectivo mensal e analisar o respectivo desvio (positivo ou negativo). Com base na análise mensal, o gestor deverá diagnosticar que rubrica evoluiu menos favoravelmente e adoptar as respectivas medidas correctivas, de forma a que nos meses seguintes essa rubrica cumpra os valores objectivados. De referir, contudo, que muitas vezes os orçamentos de exploração têm que ser ajustados em função de reposicionamentos estratégicos das empresas ou mesmo pelo aparecimento de novos factores exógenos à empresa, ou seja, que “fujam” ao controlo da empresa (ex.: factores macroeconómicos). Por outro lado, um orçamento não necessita de apresentar escrupulosamente as rubricas conforme aparecem em vários modelos pré-definidos, seja na internet ou nos vários compêndios de gestão. E sendo um orçamento de exploração, deverá apresentar os proveitos e gastos operacionais do CAMV, não se incluindo desta forma rubricas como juros pagos/recebidos, depreciações e provisões ou proveitos/gastos extraordinários. Conforme referi anteriormente, e reitero, o orçamento necessita apenas de apresentar as principais rubricas de proveitos e gastos inerentes à actividade operacional do CAMV, do dia-a-dia. Com base nesta premissa, apresento um exemplo de orçamento de exploração para um CAMV:
E sim, arrisco-me a dizer que o orçamento de exploração é uma ferramenta obrigatória para todos os CAMV que querem ter uma gestão profissionalizada e que deve ser planeado e formulado no final do ano anterior a que respeita, de forma a que possa ser implementado e acompanhado a partir do início do ano seguinte.
(O autor escreve de acordo com a antiga ortografia)