Os 10 truques para manter as suas finanças em ordem
por Dilen Ratanji, Diretor-Geral da VetBizz Consulting, em Veterinária Atual.
O título é aliciante e não pretende ser enganador. Vou falar-vos de 10 truques para mantermos as finanças dos centros veterinários em dia, numa óptica de controlo de gestão, e não de magia, pois não conseguimos controlar as nossas finanças por “artes mágicas”. Todos eles requerem alguma dedicação e disciplina na sua execução. Muito se poderia falar de cada “truque”, no entanto neste artigo o objectivo é apenas alertar o leitor para a importância de cada um.
1. Orçamento de Exploração Previsional: a nossa experiência diz-nos que por cada 100 CAMV, apenas 1 faz um orçamento de exploração, ou seja, prever como será o negócio no ano seguinte. O exercício é muito simples: fazer uma previsão das receitas e custos de forma mensualizada. O template do orçamento de exploração pode ser obtido através do vosso TOC, que efectua regularmente o lançamento das contas nas diversas rubricas contabilísticas das classes 6 (custos e perdas) e 7 (ganhos e proveitos). Fará todo o sentido envolver o TOC na elaboração do referido orçamento, pois é um elemento que conhece bem a realidade financeira da sua empresa.
2. Mapa Mensal de Exploração: o orçamento de exploração previsional necessita agora de ser monitorizado. O CAMV deverá pedir mensalmente ao seu TOC para enviar o mapa de exploração (proveitos vs custos), de acordo com o mesmo template que serviu de base para aquele exercício. Caberá ao Gestor ou Director Clínico proceder, com a colaboração do seu TOC, a uma análise dos desvios, no sentido de se tomarem medidas correctivas para os desvios negativos mais acentuados.
3. Análise Mensal dos KPI (Key Performance Indicators): “não se gere o que não se mede; não se mede o que não se define; não se define o que não se conhece; não há sucesso no que não se gere”. A afirmação de Edwards Deming diz tudo. Na prática veterinária do dia-a-dia é fundamental que o Gestor e/ou Director Clínico tenham clara percepção de qual o desempenho dos indicadores-chave do CAMV. A lista seria interminável, mas deixo-vos aqui apenas para reflexão alguns indicadores: rácio de vacinação (peso das vacinas no volume global do negócio; benchmarks do mercado indicam que deverá estar entre 14% e 20%); rácio de diagnóstico (peso dos meios complementares de diagnóstico no volume global do negócio; benchmarks indicam que deverão rondar os 20% a 25%); transacção média por visita (indicador que permite medir a evolução do nível de cross-selling do CAMV); número de clientes activos (os que vieram pelo menos uma vez nos últimos 12 meses); fluxo líquido de clientes (número de clientes captados, incluindo por via de referenciação ou reactivação, deduzido do número de clientes perdidos, por via de deserções voluntárias, referenciação ou óbitos dos animais).
4. Análise Diária do Negócio: todos os meses deverá analisar um conjunto de indicadores-chave do seu negócio, contudo para estar a par de tudo, deveria investir 10 minutos do seu tempo todos os dias para analisar como vai a saúde do seu negócio: quantas visitas teve no dia anterior, quem foram os clientes, quais os produtos e serviços que mais se venderam, quantos animais estão internados, entre outros indicadores. A vida agitada de um veterinário, que é Gestor e Director Clínico ao mesmo tempo, nem sempre permite esta rotina, contudo é possível disciplinarmo-nos no sentido de assegurar que esta análise é efectuada com a periodicidade previamente programada.
5. Negociação com Fornecedores: só há 2 caminhos para obtermos rentabilidade: maximização de proveitos ou minimização de custos. O ideal é combinar ambos. É fundamental que o CAMV faça uma revisão periódica das condições comerciais que tem nos diversos fornecedores, pois é sempre possível melhorá-las em prol de uma maior rentabilidade do negócio.
6. Gestão de Stocks: não é anormal encontrarmos situações em que no inventário do final do ano o Director Clínico coloque as mãos na cabeça com os desvios negativos que contabiliza em vários produtos. Para evitar este susto de final do ano, o melhor é mesmo regrar a contabilização de stocks de forma mensal ou trimestral, o que permite ainda identificar a tempo os produtos que estão próximos do limite de validade. Quanto temos muitas gamas de produtos, recomenda-se que se faça a contabilização por amostragem, ou seja, apenas os produtos com maior expressão no negócio global do CAMV.
7. Análise das Dívidas: o segredo é nunca deixar passar muito tempo a dívida, porque passará a incobrável muito rapidamente. Procure adoptar uma estratégia que passa por efectuar várias abordagens sequenciais (presencial, telefone e carta) para que o cliente pague voluntariamente a sua dívida num período razoável. E assim também não prejudica o seu ciclo de tesouraria.
8. Controlo dos Descontos e Não Cobranças: não habitue o cliente com descontos em cada visita que ele faz. No dia em que não lho fizer, perdê-lo-á para sempre. A excepção feita será os clientes altamente fidelizados, a quem o “mimo” do desconto faz todo o sentido existir. Por outro lado, não desenvolva a política de que “este produto é muito barato, por isso nem cobro ao cliente”. Lembre-se que esta situação, multiplicada por outras, está a colocar em causa a rentabilidade do seu negócio.
9. Revisão Anual do Preçário: se, por exemplo, um CAMV vender 1 ml de Metronidazol por 0,2 €, com uma quantidade anual de 5000 ml, e passar a vender por 0,3 €, eis os resultados: aumento de 50% no preço de venda por ml, aumento do lucro em 500 € só com este medicamento e, melhor ainda, este aumento passa praticamente despercebido ao cliente, pois numa factura de 80,30 €, os 0,10 € de aumento têm uma expressão residual. Proceda anualmente àquilo que costumo chamar de “revisão cirúrgica do preçário”, em que são alterados preços dos produtos e serviços aos quais os clientes não estão tão sensíveis como estão, por exemplo, em relação às vacinas e aos desparasitantes.
10. Software de Gestão: hoje em dia não faz qualquer sentido um CAMV não estar informatizado. Seja por questões legais, de eficiência, organização ou produtividade. O software de gestão ajuda o CAMV na gestão operacional do dia-a-dia, com a informatização dos nomes dos clientes, animais, artigos, facturação, agendamentos, registos clínicos, entre outros. Se não tem um software de gestão, pense seriamente em adquiri-lo e verá que a eficência produtiva e controlo de gestão do seu CAMV melhorará significativamente.
(O autor escreve de acordo com a antiga ortografia)