Resumo das atividades desenvolvidas
No início de 2018 foram planeadas dezenas de atividades em todos os domínios da gestão, de acordo com o diagnóstico realizado à clínica. A gerência aceitou o compromisso, envolveu a equipa e executaram com distinção as medidas propostas.
Apresentamos de seguida os principais KPIs e as principais ações implementadas no decorrer do ano de 2018.
GESTÃO ESTRATÉGICA
- Monitorização regular dos KPIs do negócio através da plataforma VetBizz Manager;
- Análise periódica dos custos operacionais (TPA, comunicações, seguros, entre outros);
- Liderança mais efetiva e consentânea com a realidade da empresa;
- Aquisição de novos equipamentos (ionograma e lâmpada cirúrgica).
MARKETING
- Melhoria da qualidade das bases de dados de clientes e animais;
- Rebranding e alteração da imagem da receção e consultórios;
- Obras e alteração das áreas de trabalho da clínica, melhorando o internamento, armazém e zona de banhos e tosquias;
- Pintura das instalações;
- Alteração dos pijamas cirúrgicos;
- Revisões periódicas e estratégicas do preçário;
- Desenvolvimento de ações de fidelização para os melhores clientes;
- Criação de novos periódicos;
- Desenvolvimento de estratégia multicanal com envio automático de SMS para recordar os clientes das vacinas, periódicos e outros momentos de interesse clínico ou relacional;
- Encerramento de um consultório satélite, uma vez que apesar de atingir o break even point, o número de clientes ativos não justificava o tempo dispensado pelos veterinários que era imprescindível na clínica principal;
- Desenvolvimento de novo material estacionário e merchandising;
- Revisão do website;
- Dinamização das redes sociais (ainda de forma pouco regular);
- Monitorização permanente do nível de qualidade de serviço prestado aos clientes (através do serviço Smart Survey do VetBizz Manager);
- Melhoria do acompanhamento telefónico com os tutores dos animais internados.
GESTÃO DE OPERAÇÕES E RH
- Divisão e delegação das tarefas das sócias e, posteriormente, da equipa;
- Criação do manual de procedimentos e manual de funções;
- Reuniões gerais periódicas;
- Aumento da produtividade da equipa;
- Melhoria das condições salariais;
- Participação em formações nas áreas de gestão e clínicas;
- Avaliação periódica no nível de satisfação e motivação dos colaboradores;
- Desenvolvimento de ações de team building;
- Capacitar a gerência de competências de gestão básicas;
- Maior controlo e otimização no processo de gestão de stocks;
- Alteração da gestão do agendamento de consultas;
- Criação de produtos compostos para agilizar cobrança e evitar falhas;
- Melhoria da cobrança de serviços anteriormente oferecidos e valorização da qualidade de serviço.
GESTÃO FINANCEIRA E FISCAL
- Acompanhamento dos principais indicadores económico-financeiros;
- Aumento da eficiência fiscal;
- Melhor articulação e comunicação da informação com o gabinete de contabilidade;
- Gestão regular da tesouraria;
- Poupança na ordem dos 8.500€ anuais em medidas de eficiência e planeamento fiscal;
- Aumento gradual da rentabilidade da empresa.
Durante o ano 2018 consolidou-se o negócio e a carteira de clientes, no entanto houve uma aposta efetiva na melhoria dos processos internos. A alteração da gestão da agenda, a elaboração detalhada do manual de procedimentos, entre outras medidas, contribuíram para uma otimização dos processos. Isto também só foi possível pela visão da gerência, pela vontade de mudança e brio profissional.
Os desafios da Feras de Companhia para o próximo ano serão manter a qualidade de serviço, apostar em formação interna clínica e não clínica para o contínuo crescimento da clínica, potenciação dos serviços prestados e rentabilização dos investimentos realizados.
