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Gestão de Stocks: a saga

A Gestão de Stocks é uma tremenda “dor de cabeça” nos centros veterinários… e, salvo raríssima exceção, nunca batem certo! Os três fatores críticos que contribuem para uma (d)eficiente gestão de stocks são: gestão de recursos humanos, organização interna e eficiência na comunicação. Para que seja mais fácil explanar esta matéria relacionada com stocks, apresentarei de seguida um conjunto de questões e respostas.

Porque fazemos stock?

Os produtos são uma realidade nos centros veterinários, seja para consumo interno, para prestação de serviços ou simplesmente para venda aos clientes.

Quais as vantagens de uma boa gestão de stocks?

  • Disponibilidade do produto, que proporciona um melhor serviço ao cliente;
  • Aumento do poder negocial junto dos fornecedores;
  • Aproveitar a capacidade de transporte;
  • Regularizar fluxos;
  • Minimizar contingências.

E quais as desvantagens de uma má gestão de stocks?

  • Empate de capital, pois não acrescenta valor de uma forma direta;
  • Não contribui para a melhoria e eficiência do fluxo operacional;
  • Encobre falhas (porque há perdas de comprimidos, de mililitros, ou não se dá baixa para consumo interno).

Que dificuldades encontramos na Medicina Veterinária?

  • Não há muitos CAMVs a utilizar os leitores óticos de códigos de barras (com a introdução dos produtos no software de gestão, é possível uma leitura automática dos mesmos aquando da faturação, permitindo o abatimento direto no stock disponível);
  • Continuam a faturar produtos com stock negativo (é ilógico o software permitir isso, no entanto os CAMV “exigem” que assim seja…);
  • Não registam os produtos de consumo interno, que sabemos ter um peso significativo nos custos operacionais do CAMV;
  • A unidade de compra não é, muitas vezes, igual à unidade de venda (ex.: compramos à caixa e vendemos ao comprimido, não se utilizando o fator de conversão).

Que variáveis devemos considerar para uma boa gestão de stocks?

  • Equipa competente: pessoas responsáveis pelos stocks, com descritivo de funções, e que tenham um procedimento standard de contagem (quem, o quê, como e onde);
  • Armazém central: de acesso limitado, nomeadamente em produtos críticos como os medicamentos. Os armazéns pequenos espalhados pela CAMV devem estar mapeados;
  • Gestão de compras: limitar o número de dias de encomendas e ter stock de produtos recorrentes apenas para 2 ou 3 semanas, sendo o shelf-life (produtos em “prateleira”) no máximo de 45-60 dias;
  • Gestão de datas de validade: considerar o método de gestão de stocks mais conhecido – FIFO (first in, first out), considerando uma monitorização semanal;
  • Classificação dos produtos por grau de importância: utilizar o conceito da Lei de Paretto, que teoriza que 20% dos produtos representam cerca de 80% das vendas;
  • Auditorias periódicas: identificar o valor global do stock e aferir o nível de stock adequado para os produtos mais recorrentes;
  • Definição correta de margens e markups, tendo por base os preços de custos médios (histórico dos últimos 12 meses). Para quem desconhece a diferença entre margem e markup, sugiro vivamente que estude esse tema, pois invariavelmente o markup é tido (erradamente) como a margem de um produto, com evidentes prejuízos económicos para os CAMV;
  • Turnover: os produtos de alta rotação devem rodar a cada 30-45 dias; produtos de rotação moderada a cada 60 dias e nos produtos de baixa rotação deve equacionar-se a sua eventual descontinuação. Em média, o inventário deve rodar 4 a 5 vezes por ano no seu CAMV.

Que procedimentos posso adotar para uma boa gestão de stocks?

  1. Utilização de software de gestão: é impensável, hoje em dia, os CAMV não terem um software veterinário que inclua o módulo de gestão de stocks;
  2. Utilização dos produtos compostos (conjunto de vários artigos simples): poupa tempo ao colaborador no momento da cobrança, minimiza os erros de cobrança, dá baixa automática dos produtos no stock e permite a contabilização dos consumíveis usados;
  3. Gestão do consumo interno: permite controlar o nível mensal de consumo interno e medir o número de consumíveis efetivamente consumidos;
  4. Fator de conversão: quando a unidade de compra não é idêntica à unidade de venda, então temos obrigatoriamente que utilizar o fator de conversão para uma correta valorização do inventário. Caso contrário, teremos desvios significativos na quantidade e valorização dos stocks;
  5. Stock médio, mínimo e máximo: o seu software veterinário poderá alertá-lo para quando deve encomendar um determinado produto e, eventualmente, quais as quantidades recomendadas;
  6. Pessoa responsável: deve eleger apenas uma pessoa (ou equipa) responsável pela gestão de stocks, devendo todas os pedidos e diligências passar sob o seu escrutínio;
  7. Fazer um inventário e atualizar no software veterinário o stock de cada produto, sendo que trimestralmente fará sentido verificar as validades;
  8. Utilizar a metodologia FIFO;
  9. Contagem semanal dos produtos de maior rotação e mensal para os de menor rotação;
  10. Registar sempre os produtos consumidos internamente.

Em suma, “organização” e “método” são as palavras-chave para ter uma correta e eficaz gestão de stocks no seu CAMV. Pelas boas práticas de gestão veterinária, que a VetBizz tem vindo a assistir nos CAMV na última década, o seu inventário deverá rondar os 5 a 7% do volume de negócios, sendo que é razoável que seja superior no caso de ter mais do que um CAMV no grupo, pois é necessário considerar um stock “extra” em cada unidade de negócio.



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